Choisir son logiciel de gestion hôtelière : les questions à poser.

1. Combien vais-je vraiment payer ?

Demandez si le prix est public ou établi sur devis, s'il dépend du nombre de chambres, si des modules ou des applications s'ajoutent à l'abonnement, et si une commission est prélevée sur les réservations ou les paiements. Un prix qui grandit avec l'hôtel ou des options facturées à part rendent le budget difficile à prévoir.

Chez Hoia, le prix est affiché sur le site : 199 € HT par mois et par hôtel en Essentiel, 349 € HT en Pro, quel que soit le nombre de chambres, sans aucune commission. Mises à jour, sauvegardes, support et hébergement sont compris.

2. Faut-il installer quelque chose ?

Un logiciel installé sur un poste ou un serveur de l'hôtel demande des mises à jour, des sauvegardes et parfois un prestataire informatique. Vérifiez où tourne le logiciel, et ce qui se passe en cas de panne du poste de la réception ou de coupure d'Internet.

Hoia fonctionne entièrement en ligne, sur ordinateur, tablette ou téléphone, sans rien installer. En cas de coupure, le planning, les arrivées et le ménage restent consultables.

3. La conformité française est-elle prête ?

Les obligations se multiplient, et un logiciel pensé pour l'international ne les couvre pas toujours de lui-même. Posez la question point par point :

• Facture électronique : réception obligatoire depuis septembre 2026, émission et e-reporting pour les PME en septembre 2027.
• Logiciel de caisse : inaltérabilité, clôtures, archivage et attestation de l'éditeur.
• Taxe de séjour calculée selon le barème de votre commune.
• Fiches de police des clients étrangers, conservées le temps exigé.

4. Où sont mes données, et à qui ?

Demandez où les données sont hébergées, si elles sont chiffrées, si chaque hôtel est cloisonné, et comment les récupérer si vous partez. Le RGPD engage la responsabilité de l'établissement.

Chez Hoia, les données sont hébergées à Paris, chiffrées et cloisonnées hôtel par hôtel. Les durées de conservation s'appliquent seules, et à la résiliation vous disposez de 90 jours pour exporter vos données.

5. Puis-je l'essayer pour de vrai, et reprendre mes données ?

Une démonstration commerciale ne remplace pas un essai avec vos propres chambres. Vérifiez la durée de l'essai, s'il demande une carte bancaire ou un engagement, et comment vos données existantes seront reprises.

Hoia s'essaie 14 jours avec l'offre Pro complète, sans carte bancaire et sans engagement. Chambres, clients et réservations à venir s'importent depuis votre ancien logiciel, et vous choisissez la date de bascule.

6. Mon équipe s'en servira-t-elle vraiment ?

Le meilleur logiciel est celui que la réception, la gouvernante et la direction adoptent sans formation lourde. Regardez chaque écran du point de vue de celui qui l'utilisera.

Hoia a été pensé écran par écran : planning en glisser-déposer, écran mobile pour l'équipe de ménage, rôles par personne. Le Copilot HoIA répond aux questions de l'équipe à partir des données de l'hôtel : il conseille, il ne décide jamais.

7. Et si je gère plusieurs établissements ?

Pour un gestionnaire de plusieurs hôtels, vérifiez qu'un seul compte suffit, que chaque établissement reste cloisonné, et que la facturation suit votre organisation.

Avec Hoia, plusieurs hôtels se gèrent depuis un seul compte. Chaque hôtel supplémentaire coûte 149 € HT en Essentiel ou 249 € HT en Pro, avec une facture pour le groupe ou une par hôtel.